Podemos definir o estoque de uma empresa como o conjunto de materiais necessários para a produção ou para comercialização. Na indústria, é subdividido em estoque de matéria-prima, produtos em processamento e produtos acabados. Nas empresas de comércio em geral (distribuidores ou revendedores) têm-se o estoque de mercadorias para revenda. Cabe aqui fazer uma diferenciação entre produtos e mercadorias na linguagem contábil. Chama-se de produto os itens que a indústria criou a partir da matéria-prima. Portanto, a indústria possui estoque de produtos. Já os distribuidores e revendedores, ao adquirirem produtos das indústrias com a finalidade de revenda, estão formando o estoque de mercadorias. Este possui um sistema de unidades de medida sendo as mais comuns: unidade, caixa, pacote e peso.
Sendo assim, estoque é, nada mais, nada menos, que os materiais de custo de uma empresa. E a venda destes materiais é convertida em lucro. A indústria transforma a matéria-prima em produtos para vender, já o comércio adquire esses produtos para revenda ao consumidor final.
É possível afirmar que o estoque representa a maior parte do capital da empresa, sendo assim, merece atenção e cuidado. É preciso ter um bom controle e administrar de forma eficaz para prevenir perdas, furtos, falta de material e para minimizar custos, evitando desperdícios e prejuízo. Uma boa gestão passa pela escolha do fornecedor, comparação de custo-benefício e percepção do momento ideal para reposição de itens.
O ESTOQUE NA CONTABILIDADE
Contabilmente o estoque é formado pelos produtos adquiridos com nota fiscal, formando o custo e fazendo parte do patrimônio da empresa. Daí a importância de sempre adquirir os produtos com a nota. O que acontece na grande maioria das vezes é que compra-se sem nota, revende-se com nota, ou vice-versa. Isso causa uma disparidade nos registros contábeis das empresas.
É muito comum as empresas venderem sem nota fiscal, produtos que foram adquiridos com nota. Logo, esse material foi registrado no estoque contábil a partir da nota de compra (entrada), e não houve o registro de venda (saída). Ou seja, saiu do estoque físico da empresa, pois foi vendido, porém no estoque contábil ele continua lá, já que não se pode registrar venda sem o documento fiscal. Assim, o estoque contábil apresenta um valor muito maior que o real. O inverso é mais raro, porém também acontece.
O ESTOQUE NA ADMINISTRAÇÃO
Você já deve ter lido ou ouvido falar que tal empresa está “fechada para balanço”. Neste caso o balanço que se trata é nada mais que a apuração de todo o estoque da empresa. Na contabilidade chamamos isso de ‘inventário’. Empresas que “fecham para balanço” provavelmente estão organizando todo seu patrimônio para fazer as coisas do jeito certo, ou seja, comprar todas as mercadorias com nota e vender todas com nota. Matematicamente falando, se eu tenho 10 (dez) e vendo 1 (um) eu tenho 9 (nove), e é assim que funciona. Quando você tem 10 (dez), sendo estes 10 (dez) comprados com nota e vende 1 (um) sem nota, você continua tendo 10 (dez). Entende isso?
Quando se contrata uma assessoria contábil para contabilizar receitas e despesas de uma empresa, têm-se no final do exercício (geralmente dia 31 de dezembro – salvo em raras exceções definidas pela empresa em seu contrato social) o Balanço Patrimonial. Este balanço é um dos demonstrativos que medem o patrimônio e serve como parâmetro para as futuras decisões do empresário/sócios. Têm-se também a D.R.E (Demonstração de Resultado do Exercício). Ela demonstra os resultados financeiros obtidos (lucro ou prejuízo) e a partir dela, faz-se a distribuição de lucros (caso tenha). Vale ressaltar, toda empresa realmente organizada entende a importância destes documentos. Nenhuma empresa cresce sem as observar. Temos como exemplo os grandes supermercados, as grandes lojas de departamento, e todas as empresas que buscam organizar seus processos. Em todas elas a entrega da nota fiscal na compra de quaisquer mercadorias/produtos é algo evidente, que faz parte de sua rotina.
Uma empresa que inicia seus negócios de forma errada (lê-se “errado” aqui como a atitude de comprar produtos sem nota e vender com nota, ou vice-versa), jamais terá os relatórios contábeis com informações reais, não podendo ser utilizado como parâmetro para futuras decisões. Além disso, em caso de fiscalizações, identificará crimes tributários de sonegação fiscal e apropriação indébita, assim como possível confusão patrimonial (quando os sócios misturam suas contas pessoais as da empresa). E isso pode se tornar uma “dor de cabeça” para o empresário.
O ASPECTO LEGAL
Quando se fala em aspecto legal, a legislação que trata sobre a organização do estoque é sempre estadual. Portanto, o intuito deste artigo não é aponta-las, pois cada estado possui uma legislação diferente e esparsa, principalmente em se tratando de ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. É de competência de administradores (preventivo), contadores (corretivo) e advogados (resolutivo/defensivo) a análise e discussão, caso a caso. Porém é importante frisar que em uma análise simples, é fácil associar a desorganização do estoque, principalmente em se tratando do aspecto da contabilização destes, a crimes tributários, pois é a partir da análise dos demonstrativos contábeis ou ausência destes que são identificadas as irregularidades. Abrir mão desta organização é negligenciar sua empresa e seu possível crescimento.
O PONTO DE VISTA CRISTÃO
Em todos os nossos artigos, daremos nosso ponto de vista cristão com base na palavra de Deus, pois temos como objetivo ser luz e sal para o mundo (Mateus 5:13-16). Tiago afirma: Aquele, pois, que sabe fazer o que é certo ou o bem e não o faz, comete pecado (Tiago 4:17). Portanto nosso principal objetivo como empresários é agir com hombridade. É seguir as leis, e ter humildade para seguir orientações e contratar profissionais e autoridades em assuntos dos quais nossa experiência é mínima ou ausente. A Gilead Solutions possui profissionais capacitados e prontos a orientar, mas seja qual for sua opção de prestador nesta área, não se alie àqueles que te orientam a fazer algo errado, ou que simplesmente lavam as mãos, pois suas decisões podem te conduzir a um enriquecimento ilícito e à perdição. O amor ao dinheiro está intimamente ligado a estas decisões. Quando se deixa de fornecer nota para economizar no pagamento de impostos, você não está só sonegando/apropriando indevidamente, ou mesmo desorganizando a parte administrativa da sua empresa, você está amando o dinheiro, e o amor a ele, é a raiz de todos os males (1º Timóteo 6:10). Quando você compra materiais/produtos e toma serviços de quem não fornece nota, você está sendo conivente com o erro. Nosso objetivo neste mundo é de sempre nos transformar segundo a renovação de nossa mente, para que possamos experimentar a boa, agradável e perfeita vontade de Deus (Romanos 12:2). Devemos salientar, nosso objetivo não é acusar, pois esta é a ação do nosso inimigo, nem mesmo reparar no cisco no olho de nosso irmão, mas orientar com amor (Mateus 7:3, Hebreus 10:24).
